Les réunions sont essentielles pour atteindre les objectifs car elles favorisent l’unité et facilitent la communication, la planification et l’alignement, mais seulement si elles sont menées efficacement. Des réunions mal conduites affectent négativement la performance, la cohésion de l’équipe et, en fin de compte, son succès dans l’atteinte des objectifs.
Dans une enquête auprès des cadres supérieurs71 % ont déclaré que les réunions sont improductives et inefficaces. ET une étude de 20 organisations ont constaté que les comportements dysfonctionnels lors des réunions, tels que se plaindre ou critiquer les autres, étaient associés à une part de marché plus faible, à moins d’innovation et à un engagement moindre des employés.
Voyez si le scénario suivant vous semble familier : vous recevez une invitation à une réunion simplement intitulée “Lancement de produit” sans plus de détails. Vous assistez à la réunion car votre équipe travaille sur le volet de lancement et vous voulez vous assurer de ne rien manquer. Lisa, la chef d’équipe, présente une nouvelle gamme de produits. En quelques minutes, cependant, la conversation tourne au pire lorsque John, le responsable du marketing, commence à se plaindre de la culture de l’entreprise et du manque de soutien de la haute direction. Cela déclenchera un débat passionné et indépendant sur la culture d’entreprise au lieu d’un lancement de produit. Tout le monde est confus et frustré.
Au cours de mes nombreuses années de travail avec des équipes et de coaching de chefs d’équipe, j’ai observé quatre comportements dysfonctionnels qui font dérailler les réunions. Pour garantir la productivité, l’efficience et l’efficacité, les responsables doivent savoir comment reconnaître, prévenir et gérer ce comportement lorsqu’il se produit.
Quatre comportements de rencontre dysfonctionnels
Quatre comportements dysfonctionnels ou déraillements de réunion se produisent généralement lors de réunions qui manquent de concentration et de clarté et peuvent être résumés à l’aide de l’acronyme GAAS :
Problèmes de gravité
Ils se produisent lorsque les membres de l’équipe sont entraînés dans une discussion sur un défi ou un problème qui est essentiellement insoluble au niveau de l’équipe, un peu comme la force de gravité. Essayer de résoudre un problème de gravité détourne le temps, la capacité mentale et la motivation des problèmes résolubles, ce qui conduit à la frustration de l’équipe. Dans l’exemple précédent, la culture d’entreprise et le soutien du leadership sont des problèmes de gravité qui détournent l’attention du problème à résoudre : amener le produit sur le marché.
Une surcharge d’hypothèses
Cela se produit lorsque les membres de l’équipe font des hypothèses excessives ou non vérifiées sur un problème particulier, une personne ou même sur eux-mêmes. Bien que certaines hypothèses soient nécessaires, s’appuyer trop sur elles sans vérification peut conduire à des décisions basées sur des informations inexactes ou incomplètes.
Ce comportement s’étend également aux membres de l’équipe qui émettent des hypothèses les uns sur les autres, favorisant un environnement de méfiance et de suspicion qui entrave la collaboration et la productivité. Par exemple, Mark et Mary travaillent sur une présentation pour la direction. Mary suggère une approche, mais Mark suppose qu’elle essaie de prendre le contrôle et de s’attribuer le mérite. En conséquence, il lui cache des informations. Si Mark avait répondu à son hypothèse, leur collaboration aurait été plus efficace et fructueuse.
Il est également courant que les membres de l’équipe supposent inconsciemment que les autres ont les mêmes connaissances ou la même compréhension qu’eux. Pire encore, ils croient qu’ils peuvent résoudre les problèmes de leurs pairs sans contexte adéquat. Les deux scénarios conduisent à la frustration et à la méfiance.
Pensées négatives gênantes
commun “distorsions cognitives” ou des schémas de pensée improductifs que j’appelle “pensées négatives ennuyeuses” (ANT) peuvent également affecter le résultat d’une réunion. Voici comment ils pourraient apparaître :
- Pensez tout ou rien : Un graphiste considère une ligne de produits entière comme un échec parce qu’il pense que la conception de l’emballage n’est pas parfaite. Leur pessimisme empêche l’équipe de trouver des solutions constructives et assombrit l’ambiance générale de la réunion.
- Sur-généralisation : Un membre de l’équipe voit un seul avis client négatif et conclut que tout le monde n’aime pas le produit. Leur généralisation excessive fait dérailler la conversation et amène l’équipe à se concentrer sur la défense du produit plutôt que sur l’identification des domaines à améliorer.
- Catastrophe : Un membre de l’équipe apprend une coupe budgétaire mineure. Ils prétendent que cela entraînera des licenciements et des retards massifs dans les projets. Leur alarmisme empêche l’équipe de discuter de solutions pratiques pour gérer un budget réduit.
- Raisonnement émotionnel : Un membre de l’équipe interprète le manque d’enthousiasme de son collègue pour son idée comme un signe que ses contributions sont terribles. L’équipe perd alors du temps à se rassurer au lieu de discuter des mérites de l’idée.
Chasser les écureuils
Certains membres de l’équipe ont du mal à se concentrer sur le but de la réunion et partent sur des tangentes sans rapport (c’est-à-dire les écureuils). Par exemple, lors d’une réunion d’équipe axée sur la finalisation d’une proposition de vente pour un client potentiel, un membre de l’équipe discute constamment des détails d’un projet distinct qu’il gère. Bien qu’il soit pertinent pour le travail en cours de l’équipe, il n’est pas lié à l’objet de la réunion d’équipe. Ses divagations distraient l’équipe et l’empêchent de mener à bien l’argumentaire de vente de manière efficace et efficiente. Lorsque l’équipe poursuit les écureuils, cela fait perdre du temps et frustre les autres membres de l’équipe.
Empêcher la réunion de dérailler
Les bonnes réunions d’équipe commencent avant qu’elles n’aient lieu. La façon dont vous préparez et planifiez la réunion peut affecter considérablement son efficacité et ses résultats.
La concentration et la clarté sont deux concepts différents mais interdépendants qui aideront à prévenir le comportement GAAS. Sans eux, les membres de l’équipe sont généralement confus et se présentent d’une manière qui affecte négativement la réunion ou ne se présentent pas du tout. Par exemple:
- Les membres de l’équipe qui sont importants pour l’objectif de la réunion pensent que leur participation n’est qu’une formalité et ne se sentent donc pas obligés de se préparer, de participer ou même de participer.
- Les membres de l’équipe estiment que leur présence signifie qu’ils ont un pouvoir décisionnel, une pertinence et une expertise sur les sujets de discussion, alors que ce n’est peut-être pas le cas.
- Les membres de l’équipe les considèrent comme des opportunités de réseautage pour se connecter avec des collègues qu’ils ne voient pas souvent plutôt que de se concentrer sur l’objectif.
- Les membres de l’équipe supposent qu’aucune préparation préalable à la réunion n’est nécessaire, ce qui fait perdre du temps.
Voici comment garder vos réunions d’équipe sur la bonne voie :
Améliorez l’orientation de la réunion.
Assurez-vous que les membres de l’équipe restent sur le sujet et n’abordent que les problèmes pertinents sans se laisser distraire. Pour y parvenir, les organisateurs doivent :
- Déterminez l’objectif principal. L’objectif est-il de prendre une décision, de réfléchir, d’aligner les gens ou autre chose ? Garder un œil sur un objectif primordial vous aidera à créer un programme ciblé et clair. Par exemple, dans une réunion décisionnelle, le but est de faire un choix entre différentes options. Les organisateurs doivent donc avoir une compréhension claire des options, des données à l’appui, des décideurs et des processus décisionnels.
- Recadrez les objectifs sous forme d’énoncés axés sur la recherche. Par exemple, au lieu d’utiliser « l’établissement d’objectifs » comme sujet, encadrez le point de l’ordre du jour comme « Quels sont nos livrables pour le projet X ? » Cela permet aux membres de l’équipe de commencer à réfléchir aux solutions possibles avant même d’assister à la réunion.
- Invitez uniquement les membres de l’équipe qui ont un rôle direct dans la réalisation de l’objectif de la réunion. Par exemple, lors d’une session de brainstorming, vous souhaitez inviter des personnes d’horizons et de perspectives différents pour stimuler des idées diverses et innovantes. À l’inverse, lors d’une réunion de prise de décision, les participants doivent avoir une compréhension claire des options, des données pertinentes et du pouvoir décisionnel approprié. Bien qu’il soit tentant d’inviter toute personne intéressée par le sujet, sachez que le comportement GAAS se développe dans des environnements surpeuplés et flous.
Communiquez avec perspicacité.
Une communication claire réduit la probabilité de malentendus et de distractions, en particulier du comportement GAAS. Pour communiquer efficacement l’objectif de la réunion, assurez-vous que les membres de l’équipe invités comprennent clairement trois éléments clés :
- Importance: Expliquez pourquoi la réunion est nécessaire et l’impact potentiel de ses résultats. Si cela est clair, les participants verront l’urgence et l’importance de la réunion et pourquoi leur présence est nécessaire. Par exemple, vous pourriez dire : “Cette réunion déterminera la stratégie marketing de notre prochain lancement de produit, ce qui affectera nos ventes et la notoriété de notre marque”.
- Pertinence: Communiquez clairement en quoi l’objet de la réunion est directement lié au travail ou aux objectifs des membres de l’équipe invités. Par exemple, vous pourriez dire : « En tant que responsable de la conception, j’ai besoin de votre avis sur la conception de l’emballage afin de pouvoir déterminer notre stratégie marketing. » Cela les aide à voir un lien direct entre leurs responsabilités et le but de la réunion.
- Participation: Communiquer les attentes de chaque participant, y compris travaux préliminaires vous devez les compléter pour vous assurer qu’ils sont prêts.
N’utilisez pas d’abréviations lors de la rédaction d’une invitation. Utilisez un langage simple et facile à comprendre et évitez le jargon ou les termes trop techniques qui pourraient prêter à confusion. Cela aide les participants à comprendre le message, surtout s’ils ont différents niveaux d’expertise.
Gérer les déraillements de réunion
Familiarisez votre équipe avec le concept de comportement GAAS en peignant une image mentale de notre réponse naturelle à une odeur de gaz : a) Identifiez la source, b) coupez l’alimentation en gaz et/ou c) évacuez le bâtiment immédiatement. Fournissez-leur une feuille simple répertoriant chaque comportement et le décrivant.
Encouragez tout le monde à nommer le comportement, par exemple « problème de gravité » ou « écureuil ». Cela aide l’équipe à reconnaître et à traiter rapidement ces comportements tout en gardant une atmosphère légère et positive. Ensuite, traitez le comportement GAAS d’une manière non menaçante lorsqu’il se produit. Par exemple, si un membre de l’équipe sort du sujet ou présente un comportement GAAS, appelez-le par son nom et dites quelque chose comme : “C’est un écureuil, n’est-ce pas ?” Cette approche est moins menaçante que de dire “vous n’êtes pas hors sujet” et peut être un doux rappel pour rester concentré.
Un sourire est la distance la plus courte entre deux personnes, donc l’humour peut aider à établir une connexion et une relation positive entre les membres de l’équipe lors des réunions. L’introduction d’une certaine légèreté peut créer un environnement confortable où les gens se sentent plus à l’aise de prendre des risques et de se défier. Cela peut également renforcer la camaraderie et la confiance, détendre l’ambiance et rendre les réunions plus agréables.
Lors d’une réunion à laquelle j’ai assisté récemment, par exemple, un membre de l’équipe qui était connu pour lancer des « écureuils » a dit : « Est-ce que ça va si je jette un écureuil ici ? » Le reste de l’équipe a ri et a accepté ; quelqu’un d’autre a ajouté: “Il vaut mieux qu’un écureuil vaille la peine d’être poursuivi.” Un membre de l’équipe a lancé l’écureuil, mais au lieu de le poursuivre, tout le monde est resté concentré et s’en est tenu au sujet. Cette approche a permis de maintenir la réunion sur la bonne voie tout en maintenant une atmosphère joyeuse. Ce fut une expérience fascinante de voir cette approche en action.
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Comprendre, prévenir et traiter les comportements GAAS augmentera la productivité de votre équipe et transformera vos réunions d’exercices chronophages, improductifs et douloureux en de puissants outils de réussite. Ne les laissez pas vous empêcher d’atteindre vos objectifs.